Approbation des comptes annuels : PV et formalités

L'approbation des comptes annuels est l'étape préalable indispensable au dépôt au greffe. Elle se formalise par un procès-verbal d'assemblée générale ordinaire (PV d'AGO) qui doit contenir des mentions précises sous peine de rejet par le greffe. Ce guide détaille les résolutions obligatoires, la procédure de convocation et les modèles à suivre.

Qu'est-ce que l'approbation des comptes ?

L'approbation des comptes est l'acte par lequel les associés ou actionnaires examinent les comptes de l'exercice écoulé et décident de leur sort. Elle se déroule lors de l'assemblée générale ordinaire annuelle (AGO), qui doit être réunie dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice comptable (article L223-26 du Code de commerce pour les SARL, L225-100 pour les SA ; le même délai est retenu pour les SAS).

Qui convoque l'assemblée ?

La convocation incombe au dirigeant de la société :

En EURL et SASU, l'associé unique tient lieu d'assemblée et prend seul les décisions. Le PV est alors remplacé par une décision de l'associé unique.

Délai de convocation

Les associés doivent être convoqués au moins 15 jours avant la date de l'assemblée (SARL) ou selon les modalités prévues dans les statuts (SAS). La convocation doit être accompagnée des documents comptables : bilan, compte de résultat, annexe et rapport de gestion le cas échéant.

Les résolutions obligatoires du PV

Le PV d'approbation des comptes doit contenir au minimum les résolutions suivantes :

Résolution 1 — Approbation des comptes de l'exercice

Les associés approuvent les comptes de l'exercice clos le [date], tels qu'ils leur ont été présentés, faisant apparaître un bénéfice net (ou une perte nette) de [montant] €.

Résolution 2 — Affectation du résultat

Les associés décident d'affecter le résultat de la manière suivante :

Résolution 3 — Quitus au dirigeant (facultatif)

Les associés peuvent donner au [président / gérant] quitus de sa gestion pour l'exercice écoulé. Cette résolution a une portée surtout symbolique : aucune décision de l'assemblée ne peut éteindre une action en responsabilité contre le dirigeant pour faute commise dans sa gestion.

Résolution 4 — Approbation des conventions réglementées (si applicable)

Si des conventions entre la société et ses dirigeants ou associés significatifs ont été conclues durant l'exercice, elles doivent être soumises à l'approbation de l'assemblée.

Modèle de PV selon la forme juridique

PV d'AGO pour une SARL / EURL

Le PV doit mentionner :

Décision de l'associé unique (EURL / SASU)

En société unipersonnelle, la procédure est simplifiée. L'associé unique prend les décisions seul et les consigne dans un registre. Le document doit néanmoins contenir les mêmes résolutions (approbation, affectation, quitus).

PV d'AGO pour une SAS

Les modalités de convocation et de vote sont librement fixées par les statuts. Le PV doit mentionner les décisions prises, le résultat des votes et l'identité du président de séance.

Cas particulier : la non-approbation des comptes

Si les associés refusent d'approuver les comptes, le PV doit le mentionner expressément. Le dirigeant peut convoquer une nouvelle assemblée ; à défaut, il dépose au greffe, dans le délai habituel, les comptes accompagnés d'une copie de la délibération de refus.

Attention : le non-dépôt des comptes, même en cas de non-approbation, expose le dirigeant à l'amende de 1 500 €. Il est donc préférable de déposer les comptes avec la copie de la délibération de refus plutôt que de ne rien déposer.

Le lien entre approbation et dépôt au greffe

Le PV d'approbation est le premier document du dossier de dépôt. Sans lui, le greffe refusera la formalité. Voici le calendrier type pour un exercice clos au 31 décembre :

Erreurs fréquentes à éviter

Confier la rédaction du PV à un professionnel

La rédaction du PV d'approbation des comptes nécessite de la rigueur. Mon Bureau Formalités prend en charge la rédaction du PV et le dépôt complet des comptes pour 149 € HT, forfait greffe compris. Déposer mes comptes avec Mon Bureau Formalités.

FAQ — Approbation des comptes

Le PV doit-il être enregistré aux impôts ?

Non. Un PV d'assemblée générale ordinaire qui approuve les comptes n'a pas à être enregistré auprès du service des impôts des entreprises. L'enregistrement obligatoire ne vise que certains actes, comme la transformation de la société ou certaines augmentations de capital (article 635 du CGI).

Peut-on approuver les comptes par consultation écrite ?

Oui, si les statuts le prévoient. Les associés votent alors par écrit, y compris par voie électronique. Les délais restent les mêmes : approbation dans les 6 mois de la clôture, puis dépôt dans le mois qui suit (2 mois en ligne).

Que se passe-t-il si un associé conteste les comptes ?

L'associé peut voter contre l'approbation. Si la majorité requise n'est pas atteinte, les comptes ne sont pas approuvés. L'associé dispose aussi d'un recours judiciaire pour contester la régularité de l'assemblée.